טיפים לניהול מייל

דרג פריט זה
(2 הצבעות)
נכתב ע"י  שבת, 05 אוקטובר 2013 20:56

מאמר שלישי בסדרה ניהול זמן יעיל בעבודה – ניהול מייל המשך !

המיתוס של מולטי טאסקינג

 

email-mamagment-tipsרבים חושבים שהם מצליחים לבצע הרבה משימות במקביל. זהו לדעתי מיתוס. הטעות הזו נפוצה כי הם לרוב מבצעים משימות פשוטות , קלות , קצרות בהן המעבר ממשימה למשימה הוא קל ולכן נוצרת תחושה של ביצוע יעיל של משימות במקביל.
האמת היא שהמשימות מבוצעות אחת אחר השניה. כאשר נבחן משימות מורכבות יותר נחשף המיתוס. האם מנהל מוכשר ככל שיהיה יכול לנתח את המאזן השנתי וגם לכתוב פרופיל חברה במקביל ? אני משוכנע שאיכות העבודה שיבצע תהיה טובה יותר ומהירה יותר אם קודם ינתח את המאזן ורק לאחר מכן יכתוב פרופיל חברה לעומת מצב בו יקפוץ מנושא לנושא לפי הנסיבות.

אופן העבודה של המוח שלנו הוא סידרתי. אנו מבצעים משימות בטור . אחת אחרי השניה. מעבר בין משימה למשימה דורש מאיתנו להתאפס כלומר להתרכז ולהעביר את תשומת הלב החשיבתית שלנו ממשימה א' למשימה ב'.
כאשר מדובר במשימות פשוטות וקצרות זמן המעבר, כלומר האיפוס קצר, אבל ככל שהמשימה מורכבת ההשקעה באיפוס גדולה.
למשל עורך דין שכותב כתב תביעה יהיה יעיל בהרבה אם לא יפריעו לו כל 5 דקות בנושאים שוטפים. כל הפרעה קטנה ככל שתהיה מוציאה אותו מהריכוז בעניין כתב התביעה ועליו להשקיע מאמץ באיפוס רק כדי לחזור לנקודה בה נקטעה עבודתו .
מנהלות חשבונות רבות לא מבצעות משימות קטנות עד ל 15 לחודש. בתקופה זו הן עובדות על תיקי המע"מ של לקוחותיהם. גם פה הפסקת עבודה על תיק מע"מ עבור משימה אחרת כרוכה בעלות איפוס יקרה ולכן לא משתלמת. לא אמנה את כל הדוגמאות אך בשורה התחתונה נשאף לצמצם למינימום את זמני האיפוס כלומר לבצע משימה ללא הפרעות ולסיימה. באופן כזה נחסוך זמן ואנרגיה רבים בהם נוכל לבצע עוד משימות או פשוט לנוח קצת – תלוי במצבכם ! עכשיו נתמקד באחד מזוללי הזמן הגדולים - הדואר האלקטרוני !

 

manger-thinkingכיצד נצמצם עומס דואר של אלקטרוני ?

הטיפול בעומס המידע מדואר אלקטרוני יכול לבוא ע"י טיפול במקור הבעיה – שולחי הדואר . בארגונים גדולים יותר ניתן לחנך את העובדים ולעודד צמצום משלוח מייל ע"י הדרכה ותגמול על התנהגות טובה. זהו טיפול במקור הבעיה.
עדין קיימת בעיה של דואר נכנס לארגונים גדולים שמקורו חיצוני או בעסקים קטנים בהם עיקר עומס הדואר האלקטרוני בה ממקורות שמחוץ לעסק. במקרים אלו יש ללמוד כיצד לטפל במייל שנכנס בצורה יעילה . להלן מספר גישות לטיפול במייל באופן יעיל , בחר את שיטות העבודה המתאימות לך ביותר.

 

redsqureתיבת דואר אלקטרוני היא לא תוכנת משימות
מדהים כמה אנשים מסתכלים על תיבת הדואר הנכנס כדי להחליט מה הם יעשו היום. עבודה נכונה היא לנהל את המשימות שלנו באמצעות היומן או תוכנת משימות הכוללת את כל הנושאים בהם עלינו לטפל ולא רק כאלו שמגיעים במייל. תיבת הדואר האלקטרוני נועדה לקבלת הודעות. שימוש בה לניהולן לא יעיל גם מבחינה תפעולית וגם מבחינה מהותית. אם אתה משקיע זמן בגלילת רשימת הדואר הנכנס שלך ומחפש האם יש הודעות חשובות שלא טיפלת בהן כנראה שעליך ליישם סעיף זה.

redsqureמחק עצמך מרשימות דיוור שאתה לא קורא את התוכן שלהן מיד.

redsqureהשתמש בכללים אוטומטים למיון דואר כדי להעביר הודעות מרשימות דיוור שאתה מבקש לעקוב אחריהן לתיקיה נפרדת.
כנראה גם שם לא תקרא את רובן אבל זה ישפר את הסדר בתיבת הדואר הנכנס ויאיץ חיפוש של מיילים.

 

redsqureבטל בדיקת מייל אוטומטית.
מומלץ כמעט לכל אחד. החלונות הקופצים בכל עת פוגעים בביצוע משימות אחרות בעסק וברוב המקרים אינם דורשים התייחסות מידית.

redsqureהקדש זמן קבוע לטיפול במייל
בדוק מייל ידנית פעמיים שלוש ביום במועדים קבועים. לרוב זה מכסה את מצבי החרום שאתה עשוי להיתקל בהם.
הקדש זמן קבוע לקריאת מייל ולטיפול בו ללא ביצוע משימות נוספות במקביל.
דתיים לא קוראים מייל בשבת וזה לא פוגע בקידום או בתפוקה שלהם בעבודה. הגדר מתי יש לך חופש מהמייל. למשל: אני לא קורא מייל לאחר 20:00 בערב. ( בדרך כלל..... (: )

 

One Touchredsqure
גישה לניהול מייל שלפיה זו נוגעים במייל רק פעם אחת. הודעת דואר אלקטרוני תטופל :
א. קריאה בלבד.
ב. קריאה והשבת תשובה לשולח.
ג. קריאה והעברת הנושא לצד שלישי ( עובד, עמית , ספק וכו..)
ד. הנושא דורש יותר מכמה דקות כדי לטפל בו. שמור את המייל בתקיה נפרדת לטיפול והכנס ביומן המשימות שלך את הנושא כמשימה. עכשיו את יכול להיות רגוע שהנושא יטופל.
ה. מחיקת המייל.
ו. העברת המייל לארכיב או תיקיה אחרת. זכור ארכיב ענק הוא נטל שדורש ממך משאבי זמן ,שמור רק אם אתה חושב שיהיה שימוש למידע. אם במשך שנה לא השתמשת במידע ששמרת בתיקיה כנראה שאין לך צורך בו. מחק !

לאחר שביצעת את אחד מהנ"ל המייל הזה יוצא מחיי הדוגלים בשיטת One Touch.
* אם אתה נוטה לדחיינות ( לדחות משימות ) או אוהב לשמור \ לאגור דברים שיטה זו יכולה להיות הצעד הראשון שיאפשר להיגמל משתי הבעיות הללו.

redsqureהשאר את ה- Inbox נקי.
ניתן להגדיר תיקיה אליה תעביר מיילים לטיפול. אם תקרא לה אפס ( במספר –"0" ) היא תהיה ראשונה בעץ התיקיות של האוטלוק ויהיה לך קל למצוא אותה.

 

בחר את השיטות שמתאימות לך ואני מבטיח שלך שתהנה מחיסכון בזמן , שליטה טובה יותר במשימות שלך ותלמד שבכל הקשור למייל פחות זה בעצם יותר! אשמח לדעת האם יש לכם רעיונות לשיפור ניהול הדואר האלקטרוני ?

 

נקרא 4117 פעמים עודכן לאחרונה ב שישי, 18 אוקטובר 2013 11:21
יואב קררי


יועץ עסקי לעסקים בישראל ,בעל תואר שני במנהל עסקים, בעל ניסיון עשיר בפרסום ממומן ואורגני. בעל רקורד של הצלחה בליווי וייעוץ למעל 100 עסקים בישראל.

דוא"ל This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

השאר תגובה

מה דעתך על המאמר ? דעתך חשובה לנו !

מס' הטלפון שלנו

052-666-1721

חדשות

עסקים בצפון

24 פברואר 2017

בכנס שמים את הצפון במרכז נאמר בפאנל פתרונות תעסוקתיים כי בישראל 550,000 עסקים אך פחות מ- 80,000 עסקים נמצאים בצפון. הגידול במספר העסקים בצפון הוא כ 6% לשנה לעומת הגידול...

אופניים הם הוצאה מוכרת

29 נובמבר 2016

כדאי לבדוק - אופניים המשמשים את בעל העסק באופן מלא או חלקי לנסיעה ללקוחות יכולים להרשם כהוצאה מוכרת.

שלושה טיפים של פייסבוק לסרטון מוצלח

30 אוגוסט 2016

בעולם הדיגיטל ידוע שסרטונים עובדים בצורה הטובה ביותר בהשוואה לבאנרים ומודעות אחרות. בפייסבוק הגדירו 3 כללים חשובים להפקת סרטון פרסום אפקטיבי:1. משוך תשומת לב מיד בהתחלה - העבר מסר עיקרי...

שכר המינימום עולה ב 23 אחוז

21 יולי 2016

בעקבות מאבק של ההסתדרות שכר המינימום שהיום עומד על 4300 ש"ח לחודש צפוי לעלות בכ- 23% ! האם העסק שלך ערוך לכך ? פרטים מלאים בבלוג שלנו.

גודל עסקים בישראל

28 נובמבר 2015

הידעת מעל מחצית העסקים בישראל הם עסק של אדם אחד בלבד ! בשנת 2014 היו בישראל 532,613 עסקים. מתוכם רק 260,000 העסיקו יותר מעובד אחד או פעלו באמצעות חברה...

הפחתת מיסים

16 ספטמבר 2015

שר האוצר וראש הממשלה הודיעו שמיום 1.10.15 יופחת המע"מ ל-17% ומס החברות ירד באחוז וחצי ל- 25%

קורס לפתיחת עסק וניהולו

14 דצמבר 2014

קורס חדש לפתיחת עסק וניהולו בבנימינה. ליזמים ולבעלי עסקים בתחילת דרכם.לפרטים ראה בתפריט - קורסים

פתיחת עסקים בשנת 2013

26 אוגוסט 2014

הידעת ? בשנת 2013 נפתחו 45,000 עסקים אבל נסגרו 41,000 !

הגיע הזמן לשווק את העסק

11 אוגוסט 2014

המלחמה בעזה הכניסה את המשק לקיפאון . למעריכים שזהו סוף הסבב הנוכחי מומלץ לרענן פעילויות שיווקיות שהוקפאו כדי לנצל את הביקושים הצבורים שיתפרצו ברגע שהבטחון והשקט יחזרו.

דמי אבטלה לעצמאים

09 יוני 2014

בעוד כחודשיים יתקיים דיון בועדת השרים לענייני חקיקה בעניין דמי אבטלה לעצמאים. מדובר בדיון בהצעת חוק שיזמו ח"כ אילן גילאון, ח"כ אורלי לוי-אבוקסיס וח"כ חיים כץ למתן דמי אבטלה לעצמאים...

solutions

בפעילות ברשת