ניהול מייל ביעילות

דרג פריט זה
(1 הצבע)
נכתב ע"י  שבת, 20 יולי 2013 21:44

מאמר שני בסדרה ניהול זמן יעיל בעבודה - והפעם ניהול מייל ביעילות.
דואר אלקטרוני שונה משאר ערוצי המידע בכך שהוא נצבר. מרגע שקיבלת הודעה עליך לטפל בה באופן כל שהוא: לפתוח , לקרוא , למיין למחוק וכמובן לענות. אם לא ענית ניהול מייללשיחת טלפון אתה לא מחויב לחזור למתקשר. לפחות כך היה נהוג שנים רבות. בשנים האחרונות חל שינוי תרבותי ויש לקוחות שנזפו בי שמבחינתם פניה טלפונית שלא נענתה על ידי מחייבת אותי לחזור אליהם כאילו השאירו הודעה בתא קולי. בכל מקרה בנושא דואר אלקטרוני אין חילוקי דעות – הוא נצבר בתיבת הדואר הנכנס, ובכמויות !!

תיבת הדואר שלי משמשת אותי גם בנושאי העסק של – ייעוץ עסקי וגם לנושאים פרטים בבדיקה באאוטלוק שבצעתי נמצא שיש לי 22,120 הודעות מייל מתוכם 9,543 הודעות שלא נפתחו! ברור שאני לא אקרא כמות כזו של מיילים. רובם פשוט מיותרים.
למעשה המיילים האלו גורמים לחיפוש מייל להיות איטי כי המחשב סורק 9,543 מילים מיותרים.

כאשר נבחן עובדים עם מרכיב עבודה משרדית\מנהלתית ( כלומר לא עובדי ניקיון ) נגלה נתונים מרתקים.
בהרצאה של נתן זלדס , נשיא האגודה לחקר עומס המידע במסגרת יום הרצאות של איגוד האינטרנט הישראלי שהתקיים בדצמבר 2012 הוצג מחקר שבחן עובדים עם מרכיב עבודה משרדית\מנהלתית ( כלומר לא עובדי ניקיון ). המידע שמחשף מרתק!

10 עובד מקבל בין 50 – 300 מילים ביום.ניהול מייל30% אחוז מהמיילים הנכנסים הם מיותרים. כלומר אם ימחקו לא יקרא דבר.
10 70% מהמייל מקבל טיפול \ התייחסות תוך 6 שניות בממוצע מהגעתו.
10 מושקעות כ- 80 שעות בחודש בממוצע בטיפול ומענה לדואר אלקטרוני!

אם כבר לא שמתם לב, הכתובת על הקיר! הזמן ותשומת הלב שאדם יכול להקדיש למשימה הוא לא בלתי מוגבל.
עובד לא יכול לטפל במאות מיילים ביום ולהיות יעיל. רק זמן המחיקה המיון והסינון של מאות מיילים גובה שעות עבודה יקרות עם מעט תפוקה. הדבר כואב במיוחד כאשר 30% מהודעות הדואר האלקטרוני מיותרות.
אם נצליח לצמצם 20% מהשעות המוקדשות לטיפול במייל נחסוך כ- 16 שעות עבודה בחודש לעובד– זה לא מעט!
בנוסף אופן הטיפול במייל שנעשה במקביל לעבודה אחרת מתוך רצון להיות יעילים ולסגור כמה שיותר פינות, צורך יותר זמן ומפיק תוצר איכותי פחות בהשוואה לעבודה שאינה סימולטנית.

מדוע עובדים מקבלים הרבה הודעות מייל ?

ביטוח - שליחה של מייל בתפוצה רחבה נועדה למנוע טענה מעובדים אחרים "לא ידענו" . זוהי תעודת ביטוח לשולח שמחירה הוא עומס מידע לרוב המכותבים למייל שלו.

להראות חריצות והשקעה – מי ששולח הרבה מיילים הוא פעיל ואנרגטי וזה כמובן סימן לעובד איכותי.

להתבלט משאר העובדים - חלק מהעובדים שולחים בכוונה מיילים בסופי שבוע או בשעות לילה מאוחרות כדי להראות עד כמה הם מסורים לעבודתם. (חלק עושה זאת כי פשוט אינו עומד בעומס בשעות העבודה הרגילות.)

אין עלות – משלוח מיילים מרובים אינה עולה כסף.
מנהלים רבים ערניים בנושא הוצאות עבור צילומים והדפסות הקלים למדידה אבל נדיר להיתקל בסמנכ"ל כספים שאומר שחייבים להדק את החגורה כי משלוח מייל בתפוצת "נאטו" גורם לבזבוז שעות עבודה יקרות....

להימנע מאי נעימות - במקום לשוחח עם עובד אחר שהמגע עימו לא נעים שולחים מייל . קשה להתווכח דרך המייל, להרים קול או לראות את שפת הגוף של הצד השני ויש זמן לחשוב לפני שעונים וזו הקלה למי שהתמודדות פרונטלית קשה לו. התופעה של משלוח מייל בין עובדים היושבים באותה קומה או אפילו באותו חדר ומתכתבים במייל במקום לשוחח נגרמת בין השאר מהרצון להימנע מאי נעימות.

רצון לחסוך זמן – במקום לנהל שיחה טלפונית או פרונטלית שולחים מייל . הבעיה מתחילה כאשר נוצר תהליך של "פינג פונג".
עובד א' שולח מייל.
עובד ב' עונה תשובה חלקית תוך שעה.
עובד א' שולח מייל הסבר.
עובד ב' לא עונה גם לאחר שבוע.
עובד א' שולח תזכורת מנומסת .
עובד ב' עונה תשובה מלאה אך לא מקובלת על עובד א'
עובד א' משתהה מספר ימים בתשובה.
עובד ב' שולח תזכורת לעובד א' שיש לטפל בנושא.
עובד א' מסביר מדוע התשובה לא מקובלת ומכתב בעלי תפקידים נוספים.
עובד ב' מבקש הסברים כי עובד א' חורג ממדיניות החברה.

יש נושאים ששיחה טלפונית קצרה או פגישה פרונטלית הם הדרך היעילה ביותר לטפל בהם!

התמכרות – קבלת דואר אלקטרוני יכולה להיות ממכרת. אנשים רבים סקרנים לראות אילו הודעות קיבלו והם בודקים מייל בכל הזדמנות. חשוב להם להיות מעודכנים. כמובן שכאשר מקבלים מייל צריך לענות ...

אשמח אם תבדקו אצלכם בצד ימין למטה ותספרו לי כמה הודעות יש בתיבת המייל שלכם וכמה לא נקראו ?

במאמר הבא אסביר  כיצד לנהל מייל ביעילות.

נקרא 3219 פעמים עודכן לאחרונה ב שבת, 05 אוקטובר 2013 20:56
יואב קררי


יועץ עסקי לעסקים בישראל ,בעל תואר שני במנהל עסקים, בעל ניסיון עשיר בפרסום ממומן ואורגני. בעל רקורד של הצלחה בליווי וייעוץ למעל 100 עסקים בישראל.

דוא"ל This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

השאר תגובה

מה דעתך על המאמר ? דעתך חשובה לנו !

מס' הטלפון שלנו

052-666-1721

חדשות

עסקים בצפון

24 פברואר 2017

בכנס שמים את הצפון במרכז נאמר בפאנל פתרונות תעסוקתיים כי בישראל 550,000 עסקים אך פחות מ- 80,000 עסקים נמצאים בצפון. הגידול במספר העסקים בצפון הוא כ 6% לשנה לעומת הגידול...

אופניים הם הוצאה מוכרת

29 נובמבר 2016

כדאי לבדוק - אופניים המשמשים את בעל העסק באופן מלא או חלקי לנסיעה ללקוחות יכולים להרשם כהוצאה מוכרת.

שלושה טיפים של פייסבוק לסרטון מוצלח

30 אוגוסט 2016

בעולם הדיגיטל ידוע שסרטונים עובדים בצורה הטובה ביותר בהשוואה לבאנרים ומודעות אחרות. בפייסבוק הגדירו 3 כללים חשובים להפקת סרטון פרסום אפקטיבי:1. משוך תשומת לב מיד בהתחלה - העבר מסר עיקרי...

שכר המינימום עולה ב 23 אחוז

21 יולי 2016

בעקבות מאבק של ההסתדרות שכר המינימום שהיום עומד על 4300 ש"ח לחודש צפוי לעלות בכ- 23% ! האם העסק שלך ערוך לכך ? פרטים מלאים בבלוג שלנו.

גודל עסקים בישראל

28 נובמבר 2015

הידעת מעל מחצית העסקים בישראל הם עסק של אדם אחד בלבד ! בשנת 2014 היו בישראל 532,613 עסקים. מתוכם רק 260,000 העסיקו יותר מעובד אחד או פעלו באמצעות חברה...

הפחתת מיסים

16 ספטמבר 2015

שר האוצר וראש הממשלה הודיעו שמיום 1.10.15 יופחת המע"מ ל-17% ומס החברות ירד באחוז וחצי ל- 25%

קורס לפתיחת עסק וניהולו

14 דצמבר 2014

קורס חדש לפתיחת עסק וניהולו בבנימינה. ליזמים ולבעלי עסקים בתחילת דרכם.לפרטים ראה בתפריט - קורסים

פתיחת עסקים בשנת 2013

26 אוגוסט 2014

הידעת ? בשנת 2013 נפתחו 45,000 עסקים אבל נסגרו 41,000 !

הגיע הזמן לשווק את העסק

11 אוגוסט 2014

המלחמה בעזה הכניסה את המשק לקיפאון . למעריכים שזהו סוף הסבב הנוכחי מומלץ לרענן פעילויות שיווקיות שהוקפאו כדי לנצל את הביקושים הצבורים שיתפרצו ברגע שהבטחון והשקט יחזרו.

דמי אבטלה לעצמאים

09 יוני 2014

בעוד כחודשיים יתקיים דיון בועדת השרים לענייני חקיקה בעניין דמי אבטלה לעצמאים. מדובר בדיון בהצעת חוק שיזמו ח"כ אילן גילאון, ח"כ אורלי לוי-אבוקסיס וח"כ חיים כץ למתן דמי אבטלה לעצמאים...

solutions

בפעילות ברשת